News

OBAVEŠTENJE ZA KLIJENTE

PROVERA NA DALJINU – OPŠTE INFORMACIJE

Jul. 19 2018

PROVERA NA DALJINU – OPŠTE INFORMACIJE

Šta je provera na daljinu?
                           
Provera na daljinu je ona koja se sprovodi van lokacije, u celosti ili delimično. Provere na daljinu uglavnom koriste tehnologije, kao što su Skype, Microsoft teams, Zoom Meeting ili GoTo Meeting, kao podršku timu za proveru na daljinu onda kada poseta lokaciji nije moguća.

Provera može obuhvatiti sve što se obično pokriva tokom posete lokaciji, ali verovatno je da neke aktivnosti, posebno intervjuisanje zaposlenih koje obavlja svoje tehničke funkcije neće biti moguće da budu obuhvaćene. Ovi tehnički aspekti će možda trebati biti proveravani kasnije, ali o tome će se raspravljati i dogovarati tokom provere na daljinu.

ŠTA JE ONO ŠTO KLIJENTI MOGU OČEKIVATI?

Struktura posete biće prilično poznata; sprovešćemo uvodni i završni sastanak kao i pregled dokumentacije kako bismo osigurali kontinualno održavanje kvaliteta u svim procesima, mada će očigledno biti nekih promena u načinu pregleda dokumentacije.

Trajanje provere na daljinu može se razlikovati od onih sa posetom lokaciji, u zavisnosti od aspekata koji se planiraju obuhvatiti. Trajanje provere će prethodno bii dogovoreno za vodećim proveravačem i sa kancelarijom Bureau Veritas d.o.o.

Kada se provere vrše pomoću veb tehnologije, preporučuje se da obe strane koriste deljenje ekrana i funkcionalnost veb-kamere. To smanjuje količinu podataka i informacija koje se moraju preneti između vaše organizacije i UKAS-a. Međutim, takođe je verovatno da će proveravač tražiti pregled dokumentacije van on-line mreža, jer se to često koristi radi sigurnijeg pregleda kada je obimnija dokumentacija. Od vas će se možda tražiti da pošaljete dokumenta putem e-pošte ili koristite veb lokacije za deljenje datoteka da biste predali dokumentaciju proveravaču. Budite sigurni da će se dokumentima koje nam pošaljete sigurno upravljati u skladu s našim postojećim pravilima o poverljivosti i privatnosti podataka.

ŠTA KLIJENTI TREBA DA URADE KAKO BI BILI SPREMNI ZA PROVERU NA DALJINU?

Provera na daljinu se u velikoj meri oslanja na tehnologiju, zato preporučujemo da preduzmete sledeće mere kako biste bili sigurni:

• Proverite da li će vam IT sistemi dozvoliti pristup nekom od sledećih rešenja za veb konferencije Skype, Microsoft Teams, Zoom Meeting, GoTo Meeting. Proverite sa vodećim proveravačem koja od ovih aplikacija radi kod vas i u skladu sa tim dogorite preko koje aplikacije će se sprovoditi provera na daljinu. (Napomena: vodeći proveravač će pokrenuti zahtev za sastanak )

• Osim proveravanja pristupa, proverite da li ste upoznati sa tehnologijom, posebno sa delom audio deljenja i deljenja ekrana pre vaše provere kako biste izbegli nepotrebno odlaganje.

DOKUMENTACIJA:

Mi ćemo pregledati što je više moguće sistem upravljanja pomoću provere preko daljine. To se može učiniti putem deljenja ekrana ili slanjem dokumentacije proveravaču putem e-pošte / deljenjem dokumentacije.

Tim proveravača može tražiti da dokumentacija bude poslata pre provere kako bi je unapred pregledali.

Tipični dokumenti koje od vas tim proveravača može zatražiti su:

• Izveštaji i zapisi sa interne provere
• Zapisnik o preispitivanju najvišeg rukovodstva
• Izveštaji o korektivnim merama i neusaglašenostima.

Zapise o rešavanju reklamacijama

• Dosijei zaposlenih
• Evidencije o obukama novozaposlenih
• Detalji o promenama u organizaciji koji mogu uticati na poslovanje organizacije

Plus ostala relevantna dokumentacija koja se dogovori pre same provere.

Dodatne napomene.

Zaposleni sa specifičnim tehničkim ili administrativnim odgovornostima moraju biti prisutni tokom provere njihovih procesa.

Najviše rukovodstvo i učesnici rukovodećeg tima moraju biti prisutni za vreme provere u određenim delovima provere kao i prilikom uvodnog I završnog sastanka.

Ukoliko se tokom provere prekine konekcija, tim za proveru pokušaće da nastavi sa proverom kad god je to moguće.  Ako se problem ne može rešiti brzo, provera će se nastaviti putem telefonskog razgovora.

UKOLIKO IMATE JOŠ NEKA PITANJA O VAŠOJ PROVERI NA DALJINU, KONTAKTIRAJTE VODEĆEG PROVERAVAČA KOJI ĆE SPROVODITI PROVERU KOD VAS ILII KANCELARIJU Bureau Veritas D.O.O.